Integracja Primetric i Clockify za pomocą Power Automate

Strona główna / Blog / Integracja Primetric i Clockify za pomocą Power Automate

13 kwietnia, 2023

W tym artykule podzielimy się wiedzą o tym jak połączyć dwa uzupełniające się i popularne narzędzia – Clockify i Primetric w jeden spójny system pozwalający zarządzać zasobami, talentami i rentownością w firmie. I to wszystko przy pomocy Power Automate.

Wyzwania wynikające z użycia dwóch różnych systemów

Clockify jest używanym powszechnie narzędziem służącym do raportowania godzin spędzonych nad projektami. Jest dobrym rozwiązaniem do analizy post factum i szczegółowych rozliczeń. Ma on również standardową integrację z inną aplikacją – Primetric – do śledzenia i prognozowania dostępności programistów, aby móc dobrze rozplanować pracę nad realizacją projektów.

„Godziny, które mamy w Clockify, automatycznie przenoszą się do realizowanych i planowanych projektów w programie Primetric. Dzięki temu jesteśmy w stanie śledzić plan i na bieżąco weryfikować jego realizację. Od razu widzimy wszelkie rozbieżności, jak chociażby to, że ktoś był przypisany do projektu na 8 godzin, a zaraportował 10, albo odwrotnie. W tym wszystkim brakuje jednak jednej rzeczy – przenoszenia urlopów i wszelkich requestów urlopowych, widocznych w Clockify.” – mówi Adrian Wieczorek, Chief Delivery Officer w Netwise.

Z punktu widzenia project managera są to dane bardzo ważne, zwłaszcza w okresie wakacyjnym i ferii zimowych, gdzie urlopy są rozciągnięte w czasie i ciężkie do przewidzenia. Podczas planowania zajętości ludzi w Primetric nie mamy więc informacji o nieobecności danej osoby, a bez niej nie można zaplanować odpowiednio prac w iteracjach. Podobnie jest z wnioskami o urlop lub nieobecność. Dzięki ich widoczności PM może tak rozplanować sprinty, aby projekt szedł zgodnie z harmonogramem pomimo nieobecności konkretnych osób.

„Stwierdziliśmy, że skoro pudełkowa integracja między Clockify i Primetric nie pozwala na coś, to przecież możemy to zrobić za pomocą Power Automate i wykorzystania API obu platform. Stworzyliśmy więc flow, który te dane będzie przenosić i aktualizować na bieżąco. Wszystko działa tak jak zaplanowaliśmy, a to co w tym najfajniejsze to fakt, że nie użyliśmy ani linijki kodu. Mówiąc dosłownie, wyklikaliśmy to w platformie low-code i uzupełniliśmy funkcjonalność o brakujący element integracji”. – dodaje Adrian Wieczorek.

Jak połączyliśmy Clockify i Primetric przez Power Automate?

W pierwszej kolejności wysyłane są zapytania http, aby pobrać dane z określonego zakresu dat. Dane z Clockify i Primetric pobierane są współbieżnie poprzez API, a sama integracja między systemami odbywa się jednokierunkowo – rekordy tworzone oraz aktualizowane są jedynie po stronie Primetric. Aby to było możliwe, do powiązania ze sobą rekordów wykorzystano odpowiednio pole „id” w przypadku Clockify oraz „employee_note” dla Primetric – zasilane w momencie tworzenia rekordu. Następnie są one sortowane, łączone ze sobą po polach „id” oraz „emplyee_note”, które na potrzeby integracji zostały wykorzystane jako klucze główne.

Cały przepływ taki prosty nie jest, bo składa się z wielu kroków i warunków. Jednak dzięki Power Automate nie było potrzeby pisania do tego celu kodu:

W celu otrzymania pełniejszej struktury danych pobierane są dodatkowo dane o pracownikach z Primetric oraz wiązane po adresie mailowym z rekordami urlopów w Clockify. Dodawany jest atrybut „p_uuid”, który odpowiada atrybutowi „uuid” z Primetric.

Jak to działa teraz?

Po stworzeniu rozwiązania, jeżeli ktokolwiek potrzebuje urlopu, albo chce zgłosić nieobecność i założy taki request w Clockify, od razu widoczne są konsekwencje projektowe akceptacji takiego wniosku w Primetric. Project Manager widzi, czy potrzebuje dodatkowych rąk do pracy, czy wystarczy lekka modyfikacja planu wewnątrz sprintu, czy też konieczne będą przesunięcia.

Zwinne myślenie, które wpisane jest w DNA Netwise, zawsze kieruje nas do rozwiązań najprostszych i najskuteczniejszych zarazem. W połączeniu z wiedzą i umiejętnościami udaje się nam maksymalnie wykorzystywać potencjał narzędzi, z których korzystamy. Niezbędna jest do tego nie tylko znajomość systemów, z którymi się pracuje, ale również kreatywność, by wiedzieć jak je wykorzystać i odwaga, aby nie bać się spróbować.