Microsoft zmienia sposób przechowywania maili i robi miejsce na dodatkowe dane
W maju Microsoft opublikował nową dokumentację, wg której nastąpi niedługo jedna z bardzo oczekiwanych zmian w sposobie przechowywania maili i załączników w Dataverse. Załączniki, do tej pory magazynowane w bazie danych i wykorzystujące tzw. Database Capacity, będą przenoszone do Azure Blob Storage. Zyskujemy zatem więcej miejsca na dane, jednocześnie ograniczając znacząco koszty (około 90%).
Co się zmieni?
Przede wszystkim użytkownicy Dynamics 365 i Power Platform odzyskają przestrzeń w swojej bazie danych. Treść maili (mail body) była do tej pory przechowywane w relacyjnej bazie w Dataverse. Teraz kolumna „Email.Description” w tabeli „email activity” zostanie przeniesiona do Azure Blob Storage – usługi firmy Microsoft służącej do przechowywania nieustrukturyzowanych danych w chmurze. Dzięki temu „ciężkie” załączniki nie będą już „zjadać” drogiej przestrzeni w bazie.
W wyniku migracji zwolni się część miejsca i mimo, że nie zwiększa się capacity w Dataverse, to będziemy mogli wykorzystać tę „dodatkową” przestrzeń na dane lub optymalizację wydajności operacyjnej bez dodatkowych kosztów.
Co muszę zrobić?
Absolutnie nic. Migracja z Datverse do Azure Blob Storage dla wszystkich klientów rozpoczęła się w maju tego roku i wciąż trwa. Wszystkie procesy przebiegają w tle, więc jest bardzo prawdopodobne, że nawet tego nie zauważyłeś. Jak podaje Microsoft, proces dla obecnych Klientów może potrwać od 6 do 12 tygodni. Firma zaznacza jednak, że proces ten może się wydłużyć w sytuacji, gdy rozmiar danych do przeniesienia będzie większy niż standardowy. Zatem jeżeli w twojej korporacji wysyła się tysiące maili, a proces migracji potrwa dłużej niż 3 miesiące, nie ma powodu do obaw.
Po zakończeniu przenoszenia archiwalnych wiadomości, dalsza migracja będzie się odbywała automatycznie w trybie ciągłym. Oznacza to, że każdy mail starszy niż 12 miesięcy znajdzie się w usłudze Azure Blob Storage, bez konieczności jakiejkolwiek synchronizacji z twojej strony.
Czy dostrzegę różnice?
O ile sam proces przebiega w tle i jest całkowicie niewidoczny, to po jego zakończeniu zapewne zauważysz zmniejszenie rozmiaru tabeli ActivityPointer. Z łatwością sprawdzisz to w centrum administracyjnym Power Platform w raporcie „Capacity” w obszarze „File usage”. Pamiętać należy, że ilość miejsca zajmowanego prze to, co zostało usunięte z tabeli może być większa od uzyskanego miejsca na pliki z powodu kompresji danych.
W związku z migracją należy liczyć się również z pewnymi zmianami w filtrowaniu. Nie będzie bowiem możliwie wyszukiwanie treści wiadomości (body) przy użyciu FetchXML. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku Quick Find oraz Advanced Find. Jeżeli jednak dla opcji Quick Find dodamy „email body” jako kolumnę, wówczas treść wiadomości pojawi się w wynikach wyszukiwania.
Możesz również skorzystać z odpowiedniej opcji w Dataverse search, aby przeszukiwać swoje maile. Jak to zrobić Micorosft opisuje tutaj.